社員に指示した仕事とお客さんへの約束、社長の頭の中だけにありませんか
社員に指示した仕事と、お客さんへの約束が、社長の頭の中だけで管理されていませんか。
やることを、お客様の名前の下に置く。それだけで、思い出す仕事がなくなります。
お客様が5社を超えたあたりから、起きること
Web制作、SNSの運用代行、広告の運用代行。お客様ごとに違う仕事を同時にいくつも回している会社では、だいたい同じことが起きます。
1つめ。「あれ、あの件どうなった?」が増える。
お客様が2社、3社のうちは、頭の中で足りていました。5社を超えたあたりから、急に足りなくなります。増えたのは仕事の量だけではありません。「お客様 × やること」の組み合わせが、掛け算で増えているからです。
2つめ。社員に頼んだ仕事の行き先が、社長の頭の中にしかない。
「あれ、Aさんに頼んだんだったかな。それとも外注さんだったかな」。頼んだ本人が覚えていないと、誰も答えられません。社員のほうも、自分が持っている仕事の全体像を見られないので、優先順位を自分では決められません。結果、社長に聞きに来ます。1日に何度も。
3つめ。同じ用件が、3か所に書かれている。
エクセルの管理表に1回。チャットの履歴に1回。そして頭の中にもう1回。パソコンの画面には、いつもブラウザのタブが20個ぐらい開いたままです。どれが最新なのかは、書いた人にしか分かりません。
この3つは、別々の問題ではありません。「お客様ごとの情報」と「やること」が、別の場所に置かれている——原因はこれ1つです。管理表には仕事が並んでいて、頭の中にはお客様が並んでいる。だから、その2つを頭の中で毎回突き合わせることになります。突き合わせの回数は、お客様の数だけ増えていきます。
このまま進むと、どうなるか
取りこぼしが1件出ます。お客様に謝ります。謝ったあと、その日はもう他の仕事が手につきません。実際に失った時間は、取りこぼした1件の作業時間の何倍にもなります。
そしてもう1つ。社長が3日休んだら、お客さんへの約束は、誰が覚えているでしょうか。
頭の中に置いてある仕事は、誰にも渡せません。渡せない仕事が増えるほど、社長は休めなくなります。これは記憶力の話ではありません。人ひとりの頭に置いておける量を、会社の仕事量が超えただけの話です。
発想を、1つだけ変えます
やることを管理する場所を増やすのを、やめます。
代わりに、お客様の名前の下に、やることをぶら下げます。
お客様のカードが1枚あって、そこを開くと、そのお客様に関するものが全部同じ画面に並んでいます。
- いま抱えている「やること」と、その期限
- 前回の打ち合わせで言われたこと
- こちらから送ったもの、送った日
- 過去のやり取りの履歴
探しません。「あのお客様の話」を思い出したら、そのお客様のカードを開くだけです。
そして、ここが一番大きいところです。このカードは、社員にもそのまま見せられます。
社員に「Bさんの件、どうなってる?」と聞かなくても、社員のほうから「Bさんのカードを見たら、あと2つ残っています」と返ってきます。頼んだ仕事が、頼んだ人の頭を離れて、お客様の名前の下に置かれているからです。
1日の使い方は、こうなります。
- 朝: 期限が今日のものだけを表示して、今日やる分を確認する
- 日中: お客様から連絡が来たら、そのお客様のカードを開いて、言われたことをその場で1行足す
- 仕事の終わり: 終わったものにチェックを入れる。残ったものは期限だけ直す
新しく覚える操作は、この3つだけです。エクセルの管理表を別に開いて、そちらにも書き写す——という手順のほうが、なくなります。
私たちも、毎日これで動いています
これは、私の会社が実際に毎日使っている形です。
うちは人とAIの担当を組み合わせて仕事を回していますが、その全員がそれぞれのカードを持っています。毎朝、私はそのカードを開いてから1日を始めます。「今日、誰が何を持っているか」を人に聞くことは、もうありません。
この形にするまでは、私の頭の中が一番の管理表でした。頭の中の管理表は、朝いちばんに開くことができません。
変わったのは、探す時間だけではありませんでした。人に仕事を渡すときの説明が、短くなりました。以前は「この件はこういう経緯で、前回こう言われていて」と口で伝えていたところが、いまは「このカードを見てください」で済みます。渡すのが面倒だから自分でやる、という理由が1つ消えました。
料金のこと
一番大きなプランでも、月16,500円（税込）です。1日あたり、およそ550円。
このページでご紹介した顧客別タスク管理は、月数千円のエントリープランから使えます。AI連携（MCP）は、その1つ上のプランからです。
くわしい料金は、相談のときに画面でお見せします。ここで長々と書くより、そのほうが早いからです。
よくあるご質問
パソコンが苦手なのですが、使えますか。
最初の設定は私たちがやります。お客様のカードを開いて、やることを1行書く——普段の操作はこれだけです。
英語は苦手です。
英語のマニュアルを読む必要はありません。設定も操作の説明も、私たちが日本語でお手伝いします。
いま使っているツールは、やめないといけませんか。
やめなくて大丈夫です。しばらく両方使ってみて、どちらが楽か決めてください。いまお使いの顧客名簿は、そのまま取り込めます。
社員や外注さんにも、見せられますか。
見せられます。人ごとに使える範囲を分けることもできます。どこまで分けるのが良いかは会社の形によって変わりますので、相談のときに一緒に決めましょう。
縛りや違約金はありますか。
ありません。月単位でお使いいただけます。
追加の費用はかかりますか。
月額のほかにかかるのは、メールを送るときの通信の実費だけです。前払いの残高から少しずつ引かれる形で、送らなければかかりません。それ以外の追加費用はありません。
なお、LINEは、いまはこの中に入っていません。つなげる方法はありますので、相談のときにお話しします。
最後に
その場で申し込む必要はありません。30分お話しして、合わないと思ったら断ってください。
いま何社のお客様を抱えていて、どこで詰まっているか。それを聞かせていただければ、この形が合うかどうかを、その場でお伝えします。
提供元: 株式会社トレジャーハンティング
